Microsoft Calendar es un programa popular para calendarios personales en línea por varias razones: sus opciones de personalización.
A continuación, te mostramos cómo organizar actividades grupales y de clubes: no solo puedes mantener su propio calendario, sino que también puedes interactuar libremente con otros para planificar eventos grupales.
El programa es sencillo y detallado para que no estés disperso en múltiples líneas de comunicación. Es bastante fácil para eventos de cualquier tamaño, desde almuerzos informales con amigos hasta reuniones en el ayuntamiento.
1. Compartiendo con Microsoft Calendar la disponibilidad para las actividades de su club y grupo.
Cómo Microsoft Calendar puede organizar actividades de clubes y grupos
La peor parte de planificar un evento con gente ocupada es encajar en un horario que funcione para todos. Cuantas más personas haya involucrado, más complicado será esto.
Puedes refinar este proceso haciendo que todos compartan sus calendarios personales de Microsoft, lo cual es fácil en la página principal. Simplemente pídeles que hagan clic en "Compartir" y podrás escanear el horario de todos para identificar los horarios libres en todos los ámbitos.
2. Creación de calendarios colaborativos
Para organizaciones más grandes, puede ser preferible crear un calendario colaborativo en lugar de un solo evento.
De esta manera, no tendrá que dedicar tiempo a crear y compartir eventos a gran escala de forma individual: las personas pueden verificarlas por sí mismas.
La capacidad de autocontrol también significa que varias personas de su organización pueden moderar el calendario compartido. Un calendario colaborativo fortalece la línea de comunicación para que los eventos se puedan ver con poco esfuerzo por parte del anfitrión.
3. Configuración de eventos grupales
Si bien los eventos personales solo son visibles para usted, puede crear y compartir eventos grupales con cualquier asistente potencial.
Como anfitrión del evento, tienes control total sobre los detalles y la lista. Puede evitar o permitir que los asistentes los compartan directamente según la exclusividad del evento y editarlos para todos.
También se pueden agregar más personas como anfitriones si no es el moderador singular.
4. Creación de eventos recurrentes
Una vez que se crea un evento, tendrá la opción predeterminada de no repetirse nunca. Pero puede configurarlo fácilmente para que se repita después de cualquier incremento de tiempo con unos pocos clics.
Configurar su calendario para que se repita es perfecto para eventos recurrentes como reuniones de registro o discusiones de clubes de lectura. Cada vez que se repita, el evento tendrá la misma configuración que puede conservar o editar para la situación.
5. Diferenciación de tipos de eventos
Puede especificar el propósito de un evento en el título, pero más eventos hacen que sea más difícil diferenciarlos visualmente. Microsoft Calendar proporciona dos métodos iniciales de categorización: símbolos de eventos y etiquetas de colores.
Los símbolos y colores lo hacen mucho más claro para algunos si, por ejemplo, su organización tiene varias reuniones para diferentes propósitos. Una sesión de resolución de problemas, por ejemplo, se puede marcar de rojo con una llave inglesa, una celebración de morado con un pastel, etc.
6. Incluir recursos relevantes
Muchos eventos involucrarán los recursos en línea necesarios para prepararlos o participar en ellos. Tal vez su organización tenga un artículo o documento que sea relevante para la reunión y que le gustaría compartir.
Puede hacerlo directamente en la descripción del evento junto con el texto seleccionando uno de los símbolos debajo. Elija la imagen u otra opción de archivo adjunto y publique su información tan rápido como escriba dicha descripción.
7. Organización de videollamadas en la aplicación
Microsoft adquirió el servicio de videollamadas de Skype en 2011. Desde entonces, la corporación ha realizado enormes esfuerzos para integrarlo en su ecosistema de la mejor manera posible.
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